Cómo lo hacemos

Gestión económica y administrativa

  • Asesoramiento y consultoría.
  • Estudio de viabilidad (gastos vs ingresos).
  • Facturación, pagos y cobros de ingresos.
  • Contabilidad.
  • Actualización y control constante del presupuesto.
  • Informe y cierre económico.
  • Entrega de la liquidación (listados, informes y estadísticas).
  • Financiación.

 

Promoción y venta

  • Búsqueda y comercialización de nuevos recursos económicos para exposición técnica, patrocinios, colaboraciones, etc.
  • Difusión del congreso.
  • Otras colaboraciones/patrocinios.
  • Gestión y coordinación de empresas.
  • Asesoramiento de tasas comerciales para la colaboración en el congreso.

 

Gestión Técnica

  • Elaboración de la candidatura y solicitud de apoyos oficiales.
  • Solicitud de auspicios, permisos oficiales, etc.
  • Elaboración del cronograma (timing de actividades).
  • Creación de la creatividad: imagen y comunicación (boletines, preprograma, etc.).
  • Programación y desarrollo de la página web (gestor de congresos).
  • Gestión integral de inscritos.
  • Asignación y adecuación de espacios/salas.
  • Habilitación de un e-mail exclusivo para el congreso.
  • Elaboración de invitaciones, comité de honor, ponentes, invitaciones actos sociales, etc.

 

Cobertura en sede

  • Secretaría permanente.
  • Atención personal y especializada a: ponentes, invitados y personalidades, congresistas, empresas, medios de comunicación, etc.
  • Entrega de documentación, acreditación.
  • Atención y gestión de nuevos inscritos.
  • Atención continua de sesiones, exposición comercial, proveedores, etc.
  • Reunión con proveedores, formación, supervisión y coordinación.
  • Mostrador para información y atención al congresista.
  • Mostrador con información de actos sociales y gestión del seating para la cena del congreso.
  • Personal para venta y/o cambios de billetes de avión y tren.

 

 

  • Cronograma y creación pre-programa científico.
  • Invitación y confirmación de ponentes.
  • Elaboración del programa definitivo.
  • Gestión de “abstracs”: normas, apertura y recepción, valoración, comunicación de aceptación y rechazo, etc.
  • Gestión de talleres, simposiums, sesiones pro-con, etc.
  • Edición del programa y publicaciones científicas.
  • Tramitación interés científico, si procede.
  • Gestión y tramitación de créditos de formación continuada.
  • Control de asistencia para la acreditación y estadísticas.
  • Emisión y comunicación de certificados.
  • Elaboración del informe al comité científico: estadísticas, valoraciones, asistencia, etc.
  • Ofrecemos diferentes sistemas de control de asistencia para créditos de formación continuada.
  • Desplazamientos aéreos.
  • Desplazamientos en ferrocarril (largo recorrido, cercanías y AVE).
  • Desplazamientos terrestres.
  • Alquiler de vehículos.
  • Personal especializado en eventos.
  • Programas pre/post congresos y de acompañantes.
  • Gestión personalizada de viajes de ponentes.
  • Excursiones.
  • Programa social.
  • Selección, negociación y contratación de las mejores condiciones para: sede, azafatas, mozos, intérpretes, tecnología, audiovisuales e informática, catering, diseño e imprenta, señalética y rotulación, traslados, hoteles, etc.
  • Negociación con las compañías IBERIA y RENFE para conseguir condiciones especiales para los asistentes.